home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / tax / txsrt11b / manual.txt < prev    next >
Text File  |  1992-01-01  |  11KB  |  254 lines
  1.  
  2.  
  3. TAX-SORT
  4.  
  5. Program and manual Copyright (c) 1991 by D.L.Hughes
  6. Post Office Box 9074 * La Jolla, California  92038
  7.  
  8. ==========================================================================
  9. IMPORTANT NOTICE: This program, instruction manual and reference materials
  10. are sold "as-is", without warranty as to their performance,
  11. merchantability, or fitness for any particular purpose.  The entire risk
  12. as to the results and performance of this program is assumed by you. IT IS
  13. IN YOUR BEST INTEREST TO BACK UP YOUR DATA AS OFTEN AS POSSIBLE!
  14. ==========================================================================
  15.  
  16. *** Please be sure to review the "Special Notes" section at the end of this
  17. documentation.
  18.  
  19.  
  20.  
  21. 1. WHAT "TAX-SORT" WILL DO FOR YOU.
  22.  
  23.  
  24. This program is designed to allow you to enter income or expense data in a
  25. random manner, from financial documents which might range over many months
  26. or years, and organize them into categories which makes it easy to prepare
  27. US or State tax forms.
  28.  
  29. This means you'll be able to take a jumble of income or expense documents,
  30. input them randomly (thus allowing you to touch each piece of paper just
  31. once!) and have them immediately organize themselves by date inside your
  32. computer (just press <V> to view the list).  You can print the list by
  33. month or year, and see total dollars nicely organized by income or expense
  34. categories.
  35.  
  36. This is a fantastic time-saver for anyone who keeps their receipts in a
  37. shoebox and needs to organize them quickly and painlessly.  By the way, if
  38. we save you time and misery, please send us the $20.00 registration fee
  39. for this program.  We'd appreciate it!
  40.  
  41.  
  42.  
  43. 2.  HOW TO INSTALL "TAX-SORT".
  44.  
  45. You will need a hard-disk to run this program.  Also, the faster your
  46. computer, the better.  It runs on an 8088 machine, but is a little
  47. sluggish.  
  48.  
  49. Make a new directory and copy the TAXSORT.ZIP file from the distribution
  50. diskette into it.  If you have questions about how to make a new
  51. directory, please consult your DOS manual.  Use the UNZIP.EXE utility to
  52. unzip the TAXSORT file by using this command at your hard-disk prompt:
  53.  
  54.                                     > UNZIP TAXSORT.ZIP
  55.  
  56. In a few moments all elements of TAX-SORT will be released.  To get into
  57. TAX-SORT simply type:
  58.  
  59.                                     > TS
  60.  
  61. at the appropriate prompt in the TAX-SORT subdirectory you just created.
  62.  
  63.  
  64.  
  65. 3.  TUTORIAL
  66.  
  67.  
  68.     A. MAIN SCREEN.  Will disappear in 15 seconds even if you don't press
  69. any key.
  70.  
  71.     B. BEG SCREEN.  Just trying to pay the rent.  This seems a
  72. better way than standing on a street corner with a sign saying, "Will work
  73. for food", though the principle is the same.   Will disappear in 59
  74. seconds whether or not your finished reading it.  Don't worry if you're a
  75. ponderous reader, you'll soon get another opportunity to send money!
  76. Press any key to make this screen disappear without waiting.
  77.  
  78.     C. MAIN MENU.  The best advice here is to go immediately to the
  79. "Utility" menu so you don't forget to install your printer.  Go to the
  80. section below for details, or just read what you see on the printer
  81. installation screen.   You can get to the utility area by using the arrow
  82. keys to move the light bar to the word "utility", or you can just hit the
  83. <U> key.  You will see yourself at the Utility menu, and you should then
  84. press <P> to actually install your printer.
  85.  
  86. Before you get to the heart of TAX-SORT, you may want to take a quick look
  87. at the library.  There you will see that you can add or edit income types
  88. or expense categories.  All the standard ones are there, but you may wish
  89. to add special names as it is by these names that income or expenses are
  90. totaled for whatever date range you select.
  91.  
  92. Now, back to the Main Menu.
  93.  
  94.  
  95.     D. INCOME. To enter income press <I>.  You are faced with another menu
  96. which allows you to either do a "fast add" or a "view/edit".  The fast add
  97. feature allows you to add as many income items as fast as your little
  98. fingers can type.  This is particularly handy to use if you have a fist
  99. full of canceled checks or other such documents.  You really can go
  100. through them like lightning.
  101.  
  102. As you see, when you input financial data, you are recording four things:
  103.  
  104.         1) Date income was received.  This can be an individual deposit for
  105. example, or income for a month...or whatever is meaningful to you.  The
  106. more specific the better!
  107.  
  108.         2) The dollar amount of the income.  By the way, if you need to do
  109. some quick math, just hit the <F2> and a full-featured calculator jumps up
  110. on the screen.  You can move it if you like, just by "dragging" it with
  111. the arrow keys.
  112.  
  113.         3) The source of the income.  An input screen from the library pops
  114. up, so all you have to do is use the arrows to scroll to the item you
  115. want, and press <Enter> OR just begin typing the word and screen scrolls
  116. to the correct entry automatically.  If you have a source of income not in
  117. the library, best go there now and add it.
  118.         
  119.         4) Description of income.  Put anything here which will help you
  120. remember or trace the source of income later.
  121.  
  122. To leave this screen you must touch the <Esc> key. 
  123.  
  124.  
  125. Want to see what your entries look like?  Press the <V> key at the Income
  126. Menu.
  127.  
  128. What you now see is a browse window listing all the information you just
  129. input.  As you see, it's nicely organized by date.  If you need to check
  130. anything, you can, just by using the up and down arrows to move to the
  131. date you desire.  
  132.  
  133. ADD: In this browse mode you can actually add data if you like (press the
  134. <Insert> key.  This is a much slower method than the fast add, but is good
  135. to use if you are browsing and see you forgot to make an entry.  
  136.   
  137. EDIT:  To change a previous entry move to the line that needs editing and
  138. press the <LeftArrow> key.
  139.  
  140. DELETE: The only way to delete an entry is to move to the line you want
  141. delete and press the <Del> (delete) key.  Be careful.  Press the key once
  142. and that line is gone forever, just like Elvis.
  143.  
  144. EXIT : To exit the screen and return to the previous menu, simply press
  145. the <Esc> key.
  146.  
  147.  
  148.     E. EXPENSE.  The fast add and view/edit menus work just the same for
  149. expenses as they do for income.  Review  the above section if you have
  150. questions.  However, here you have five different items to input:
  151.  
  152.  
  153.         1) Date, which is date of expense from check or receipt.
  154.  
  155.         2) The dollar amount of the expense.  Remember to press <F2> if you
  156. need that calculator.
  157.  
  158.         3) Expense type.  List pops up from library.  Add more selections if
  159. you desire.  Again, be reminded that it is by this key word that dollar
  160. amounts are totaled by the date range you select.
  161.  
  162.         4) "Ref" or Reference.  This is the place where you'd input the
  163. check number or receipt reference to document the expense.  For example,
  164. you might input "CK1234" for check number 1234 or "FN1234" if you have
  165. several accounts and this expense was drawn on the First National Bank
  166. account.  If the item is a cash receipt, you might use the reference
  167. "RE0101" for one dated January 1 of the year you're dealing with.  Any
  168. reference system is okay, just be consistent!
  169.  
  170.         5) Description.  Input the name of the company the check was written
  171. to or receipt received from, in abbreviated form, along with what the
  172. purchase was for.  Your February business telephone deduction entry may
  173. look like this:
  174.  
  175.  
  176. Date     $Amount    ExpenseType  Ref      Description 
  177. --------------------------------------------------------------
  178. 02/15/91   238.15   TELEPHONE    FN1456   PAC BELL/JANUARY BILL  
  179.  
  180.  
  181. Provide as much detail as possible!
  182.  
  183.  
  184.     F. REPORTS.  You can print two kinds of reports with this version of
  185. TAX-SORT.  The first is the itemized listing of income, the other an
  186. itemized list of expenses.
  187.  
  188. To print an expense report, for example, press <R> at the Main Menu, then
  189. <E> for expense.  Input the date range for the time period for which you
  190. wish to see information.  The earliest date is input first, the later date
  191. last.  You would NEVER want to see data from 01/01/91 to 01/01/90--you
  192. want it the other way around.  Start date would be 01/01/90, end date
  193. would be 01/01/91. 
  194.  
  195. It takes a few